Ứng dụng Smart Work · Cập nhật 09/09/2026
Smart Work là ứng dụng nội bộ dành cho nhân viên của các doanh nghiệp sử dụng nền tảng do Smartech cung cấp. Tài khoản do doanh nghiệp sử dụng lao động cấp; không có đăng ký tự do.
Ai chịu trách nhiệm dữ liệu của bạn. Doanh nghiệp sử dụng lao động của bạn quyết định thu thập những gì và giữ trong bao lâu. Smartech vận hành hệ thống thay mặt họ. Yêu cầu về dữ liệu cá nhân nên gửi trước tới bộ phận nhân sự của công ty bạn.
| Dữ liệu | Vì sao cần |
|---|---|
| Họ tên, email, tên đăng nhập, phòng ban, chức danh | Định danh trong hệ thống của công ty bạn |
| Ảnh khuôn mặt chụp lúc chấm công | Đối chiếu đúng người cho lần chấm công đó (xem mục 3) |
| Ảnh mẫu khuôn mặt bạn đăng ký một lần, nếu công ty bạn bật tính năng này | Làm ảnh gốc để đối chiếu với ảnh chụp lúc chấm công (xem mục 3) |
| Vị trí tại thời điểm chấm công | Xác nhận chấm công tại địa điểm làm việc do công ty cấu hình |
| Ảnh đại diện (nếu bạn tự tải lên) | Hiển thị trong danh bạ nội bộ |
| Dữ liệu công việc: chấm công, ca làm, đơn nghỉ phép, nhiệm vụ, dự án, quy trình | Là nội dung nghiệp vụ của chính ứng dụng |
| Mã thiết bị nhận thông báo (push token) | Gửi nhắc chấm công và thông báo công việc |
Camera chỉ hoạt động khi bạn bấm chấm công và chỉ chụp một ảnh tại đúng thời điểm đó. Ứng dụng không quay, không chụp nền, không truy cập camera khi bạn không thao tác.
Vị trí chỉ được đọc tại thời điểm chấm công, theo quyền "khi dùng ứng dụng". Ứng dụng không theo dõi vị trí nền và không dựng lại lộ trình di chuyển của bạn.
Mục này mô tả đầy đủ việc thu thập, sử dụng, lưu trữ, chia sẻ và xoá dữ liệu khuôn mặt. Ảnh khuôn mặt là dữ liệu sinh trắc học và được xử lý theo nhóm dữ liệu cá nhân nhạy cảm của Nghị định 13/2023/NĐ-CP.
Chỉ hai loại ảnh tĩnh, không có gì khác:
Ứng dụng không tạo, không lưu và không truyền bất kỳ mã hoá sinh trắc học nào (face template, embedding, vector đặc trưng). Ứng dụng không dùng Face ID hay bất kỳ khuôn mặt nào do hệ điều hành cung cấp. Camera chỉ chạy khi bạn chủ động bấm và chỉ chụp một ảnh; không quay video, không chụp nền, không nhận diện cảm xúc, tuổi, giới tính hay bất kỳ suy đoán nào khác.
Đúng một việc: so ảnh chụp lúc chấm công với ảnh mẫu của chính bạn, để xác nhận người bấm chấm công là bạn. Kết quả là một tỉ lệ giống nhau tính theo phần trăm. Nếu tỉ lệ đạt ngưỡng công ty bạn đặt thì lần chấm công được ghi nhận; nếu không đạt, lần chấm công đó chuyển sang chờ người quản lý chấm công duyệt bằng mắt. Dữ liệu khuôn mặt không được dùng để nhận diện bạn ở nơi khác, không dùng cho quảng cáo, không dùng để huấn luyện mô hình AI, và không dùng để tạo hồ sơ hành vi.
Ảnh được lưu trên máy chủ do Smartech vận hành tại Việt Nam. Việc so khớp cũng chạy trên hạ tầng của Smartech tại Việt Nam. Ảnh khuôn mặt không được gửi tới bất kỳ bên thứ ba nào, không gửi ra nước ngoài, không bán, không cho thuê, không trao đổi. Đường truyền giữa ứng dụng và máy chủ, và giữa các thành phần bên trong hệ thống, đều được mã hoá bằng HTTPS. Ảnh khuôn mặt chỉ chính bạn và người được công ty bạn giao quản lý chấm công mới xem được.
Bạn có thể xoá ảnh mẫu khuôn mặt bất cứ lúc nào ngay trong ứng dụng, ở mục Chấm công. Khi xoá, cả bản ghi trong cơ sở dữ liệu lẫn tệp ảnh trên ổ đĩa đều bị xoá hẳn, không giữ bản sao. Sau đó bạn tiếp tục chấm công bình thường theo hình thức khác do công ty quy định. Bạn cũng có thể từ chối quyền camera trong Cài đặt của điện thoại.
Dữ liệu khuôn mặt không nằm trong danh sách trên. Ảnh khuôn mặt không được gửi tới Apple, Google hay bất kỳ bên nào khác; việc so khớp chạy trên hạ tầng của chính Smartech - xem mục 3.3.
Ngoài ra, dữ liệu có thể được cung cấp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi pháp luật yêu cầu.
Dữ liệu được lưu trên máy chủ do Smartech quản lý tại Việt Nam. Kết nối giữa ứng dụng và máy chủ được mã hoá bằng HTTPS. Mật khẩu được lưu dưới dạng băm, không lưu nguyên văn. Mỗi doanh nghiệp chỉ truy cập được dữ liệu của chính mình.
Dữ liệu chấm công và công việc được giữ theo chính sách của doanh nghiệp sử dụng lao động và theo quy định pháp luật về lao động, kế toán. Khi doanh nghiệp ngừng sử dụng nền tảng, dữ liệu được xoá hoặc bàn giao theo yêu cầu của họ.
Dữ liệu khuôn mặt có thời hạn riêng và ngắn hơn: ảnh chụp lúc chấm công tối đa 90 ngày, ảnh mẫu khuôn mặt xoá khi bạn tự xoá hoặc khi tài khoản ngừng hoạt động. Xem mục 3.4.
Smart Work is an internal workforce application for employees of companies using the platform operated by Smartech. Accounts are issued by the employing company; there is no public sign-up. The employing company decides what is collected and for how long; Smartech operates the system on their behalf.
What we collect. Only still photographs: face reference photo(s) you take once during enrolment, and a single photo taken at the moment of each attendance check-in. We do not create, store or transmit any biometric template, embedding or feature vector, and we do not use Face ID or any operating-system face data.
How it is used. Solely to compare the check-in photo against your own enrolled reference photo and produce a percentage similarity score, to confirm the person checking in is you. If the score does not meet the threshold set by your employer, the check-in is routed to a human attendance manager for review. Face data is never used for advertising, profiling, or training AI models.
Storage and processing. Photos are stored on servers operated by Smartech in Vietnam, and the comparison also runs on Smartech's own infrastructure in Vietnam. Face data is not shared with any third party, not transferred abroad, and never sold or rented. All connections are encrypted with HTTPS. Only you and the attendance managers designated by your employer can view these photos.
Retention. Check-in photos are automatically deleted after a maximum of 90 days; the attendance record itself (time, location, result) is retained under labour and accounting law, but the photo is not. Enrolled reference photos are kept until you delete them, or are deleted automatically when your account is deactivated (for example when you leave the company).
Deletion and withdrawal of consent. You can delete your enrolled face photos at any time inside the app, under Attendance. Deletion removes both the database record and the image file from disk; no copy is kept. You may also deny camera permission in iOS Settings.
The camera runs only when you tap to check in, and captures a single photo at that moment. Location is read only at check-in, under "while using the app" permission. There is no background location tracking and no movement history.
We do not sell or rent personal data. There is no advertising and no third-party analytics or tracking in the app.
Apple Push Notification service and Google Firebase Cloud Messaging, used solely to deliver notifications to your device. Face data is not shared with them, or with anyone else.
Employee accounts are managed by your employer. Contact your HR department, or email duc.nguyen@smartech.vn and we will route the request. You may disable camera or location in iOS Settings; some check-in methods will then be unavailable.
Data is stored on servers operated by Smartech in Vietnam. Traffic is encrypted with HTTPS and passwords are stored hashed.